Effektivisera dina möten

I vissa företag älskar man möten. Utan att blinka rycker man bort anställda från sina vardagliga arbetsuppgifter ett par gånger per dag för att konferera. Men att ha möten för ”sakens skull”, som är ganska vanligt, är samma sak som att kasta bort arbetstid och i förlängningen kasta bort pengar.

Det skulle faktiskt kunna vara så att möten är ditt företags största, enskilda utgiftspost. I så fall är det ett problem.

Vad kostar ett möte?

Du måste vara medveten om är att möten tar arbetstid. Har du åtta personer i ett mötesrum och håller på i en timme har det gått en arbetsdag i samlad tid – det är enkelt att inse. Men det räcker inte med det.

Deltagarna som kommer till mötet måste gå ifrån det som de för stunden håller på med. Kanske är de inne i en tanke, en process, ett ”flow”, som bryts, och kanske inte är så lätt att komma tillbaka till. När de återkommer kan det ta tid att starta arbetet med samma flyt igen.

Man kan säga att åtta timmar är ett minimum, men mötet skulle i praktiken kunna ta det dubbla i anspråk om man räknar med tiden innan och efter.

”Men det är viktigt med möten!” säger du.

Självklart kan det vara viktigt, ibland nödvändigt. Även om jag är säker på att du skulle kunna dra ner på antalet så kan möten kan vara väldigt givande. Om du känner att ni inte har problem med ineffektiva möten, grattis, sluta läs. Om så skulle vara fallet kommer några tips för dig.

Tips för ett bättre möte

Tänk bort timmen

Varför bokar de flesta upp möten i enheter om timmar? Bara för att vår klocka råkar vara konstruerade med fina avgränsade timmar behöver det inte vara den bästa längden på ett möte.

En idé kan vara att tänka i 20-minutersblock istället. Räcker det till och med ett sådant? Kanske två?

Bjud in de som behövs

Ofta bjuder man in deltagare med förevändingen att ”det kan vara bra för honom att vara med”. Det ska inte räcka. Det ska vara tydligt för alla varför de är där och vad de förväntas tillföra.

Kom ihåg: slösa inte bort människors tid.

Låt alla komma till tals

Om du har bjudit in en person till ett möte måste du låta personen uttrycka sin åsikt. Varför är hon annars där?

Det är du som annordnare av mötet att skapa en miljö där alla tillåts ta plats. Kan det vara så att personen som ”aldrig säger något” kanske sitter på de bästa idéerna?

Håll er till ämnet

Innan mötet bör du skapa en agenda och sedan förklara vad du vill ha ut av mötet och varför ni håller det. Även om mötet bara är 20 minuter är det här viktigt.

Om du har svårt att formulera ett mål, ja, då är nog mötet onödigt.

Låt anställda fatta egna beslut

Det här går bortom mötesplaneringen och handlar mer om företagsklimatet i stort, men ofta behöver ingen mellanchef samla anställda till möten om de själva har mandat att fatta beslut i vardagen.

I ett fritt arbetsklimat där varje enskild anställd kan skapa förändring sker ofta möten naturligt. Vid fikabordet bestämmer man hur man ska arbeta och sen sker det bara.

Skrivet av Daniel Engsén, Konferensanläggningar.se

https://www.startaegetinfo.se/xanor.html