Lönespecifikation: mall och regler

I samband med att en anställd får lön och annan ersättning utbetald får denne även som regel en lönespecifikation. I lönespecifikationen redovisas främst vad den aktuella utbetalningen består av, samt vilka skatter som betalats åt den anställde. Lönespecifikationen kallas även för lönebesked.

Artikelns innehåll

Vad innehåller en lönespecifikation?
Reseräkning och körjournal är underlag till lönespecifikationen
Mall för lönespecifikation i Word, Excel och PDF
Lönespecifikationen är inte ett lagkrav
Vanliga frågor

Vad innehåller en lönespecifikation?

Lönespecifikationer kan se olika ut och innehålla delvis olika information beroende på de aktuella förutsättningarna. Följande information är vanligt förekommande i lönespecifikationer:

Den anställdes namn, adress och eventuellt anställningsnummer.
Datum för utbetalning av lön och annan ersättning.
En beräkning av den aktuella utbetalningen.
Beräkning av ersättning för övertid och OB (obekväm arbetstid), och provisioner.
Beräkning av ersättning gällande sjuklön och VAB (vård av sjukt barn).
Justering för semesterersättning och semestertillägg.
Ersättning för tjänsteresa, samt ersättning för kostnadsutlägg som den anställde gjort för arbetsgivaren.
Avdrag för tjänsteledighet.
En redovisning av hur mycket skatt arbetsgivaren betalat åt den anställde.
Det bankkontonummer som lönen utbetalas till.
Utbetalning/nettolön.

Reseräkning och körjournal är underlag till lönespecifikationen

För att skapa en lönespecifikation i det fall den anställde har rest eller kört bil i tjänsten behövs underlag för detta. Enklast är att samla in detta underlag genom att den anställde fyller i formulär för reseräkning och körjournal. Vi har av denna anledning tagit fram följande mallar:

Se även:

Mall för lönespecifikation i Word, Excel och PDF

Mallarna laddas ned via länkarna under bilden nedan.

Länk till lönespecifikation i Word

Länk till lönespecifikation i Excel

Länk till lönespecifikation i PDF

Ambitionen är att innehållet på StartaEgetInfo.se ska vara korrekt; men mallar och information är gratis och används helt på användarens eget ansvar, och ska användas bara om tillräcklig kompetens innehas av användaren. Läs mer på länken ”Cookies, disclaimer & integritet” (längst ned).

Lönespecifikationen är inte ett lagkrav

Det finns inget lagkrav som säger att arbetsgivare ska erbjuda lönespecifikationer till anställda. Det är dock mycket vanligt att arbetsgivare gör detta, och flera kollektivavtal kräver det.

Vanliga frågor

Hur underlättar ett löneprogram?

Ett löneprogram underlättar beräkningen av lönespecifikationens alla delar. Löneprogrammet arkiverar även information om lönespecifikationens alla delar på ett strukturerat sätt.

Många bokföringsprogram har inbyggda löneprogram. Läs mer om detta och hur du väljer rätt bokföringsprogram i vår jämförelse av de vanligaste bokföringsprogrammen.

Lönespecifikation online?

Har man många anställda kan det spara mycket tid att inte behöva skicka lönespecifikationer per post eller e-post. De flesta löneprogram erbjuder möjligheten för anställda att se sin lönespecifikation online genom att logga in på en särskild del av löneprogrammets hemsida, vilket gör att man som arbetsgivare inte behöver skicka lönespecifikationen.

Vad är semesterersättning?

Semesterersättning är en form av ersättning till anställda som kan betalas ut som alternativ för semesterlön i vissa fall.

När är semesterersättning aktuellt? Semesterersättning kan bli aktuellt om en person slutar sin anställning, den anställde kan i detta fall få semesterersättning för den semester som denne inte tagit ut. Semesterersättning kan också utbetalas till anställda som arbetar deltid, vilka kan få semesterersättning istället för semester.

Läs ytterligare om vilka som har rätt till semesterersättningen på den statliga hemsidan verksamt.se (Beräkna semesterlön och semesterersättning).

Vad är lönespecifikationens syfte?

Ett lönebesked ges till den anställde i syfte att denna ska kunna se den beräkning som ligger till grund för aktuella utbetalningen. Den visar för den anställde dels att rätt lön och rätt ersättningen utbetalas, och dels vilken skatt som betalats åt den anställde.