Utvecklingssamtal mall

En mall för utvecklingssamtal/medarbetarsamtal är bra ur många synvinklar:

dels för att få reda på hur den enskilde personen som är anställd i företaget trivs på sitt jobb, med sina arbetsuppgifter, kollegor etc, och
dels för att ta reda på hur den anställde sköter sina arbetsuppgifter och den anställde utvecklas på arbetsplatsen.

Artikeln nedan handlar om utvecklingssamtalet.

Längst ned i artikeln kan du ladda ned en mall för utvecklingssamtal utan kostnad och utan krav på registrering, i Word- och PDF-format.

Beskrivning av utvecklingssamtal & mallens innehåll

Med hjälp av mallen besvarar utvecklingssamtalet en rad centrala frågor som kan vara bra för att kunna göra arbetsplatsen mer trivsam och bidra till att de anställdas effektivitet på arbetet ökar.

Ett sätt att använda utvecklingssamtalsmallen är att den anställde förbereder för utvecklingssamtalet genom att fundera igenom frågorna i mallen, och sedan diskuteras de under utvecklingssamtalet.

Den anställde, eller dess chef, kan under mötet anteckna svar på det som diskuteras utifrån mallen under utvecklingssamtalet.

Mallen börjar med att den anställde ger sin syn på verksamheten under det gångna året (sedan senaste utvecklingssamtalet).
Sedan ombeds den anställde att diskutera om denne uppnått de mål som motsvarar dennes arbetsuppgifter, och om dessa mål är tydligt definierade.
Nästa fråga gäller vad som den anställde uppfattar som mest och minst givande i arbetet.
Nästkommande frågor gäller om den har förslag gällande förbättring av dels den anställdes prestation, och hur verksamheten kan underlätta en sådan.
Sedan avhandlas ansvar och fördelning av arbetsuppgifter.
Efter detta diskuteras den kollegiala stämningen och relationer till olika chefer.
Sedan avhandlas i utvecklingssamtalsmallen om tillräcklig feedback erhålls och om arbetsuppgifterna är meningsfulla, och hur den anställde trivs på arbetsplatsen mer allmänt.
Till sist diskuteras i mallen förväntningar inför framtiden och eventuellt sådan den anställda själv bill ta upp.

Instruktioner och tips för utvecklingssamtal

Följande instruktioner och tips gäller främst den som leder utvecklingssamtalet (vanligtvis en chef). Texten kan även läsas av anställda för att få en inblick i utvecklingssamtalets syfte.

Vad vill du få ut av utvecklingssamtalet? Börja med att fundera igenom vad du vill få ut av utvecklingssamtalet.

Den anställdes utgångpunkt. Fundera även igenom hur du tror att den anställde uppfattar arbetsplatsen, den anställdes arbetsinsats, och det som utvecklingssamtalet är tänkt att handla om.

Ledord för ett konstruktivt utvecklingssamtal. Ett konstruktivt utvecklingssamtal bör, från både parters perspektiv, vara: (i) enkelt, (ii) direkt, (iii) tydligt, (iv) ärligt, (v) respektfullt, och (vi) personligt.

Börja och avsluta ytligt och trevligt. Inled utvecklingssamtalet på ett ytligt och trevligt sätt. Man kan exempelvis börja prata om vädret eller liknande. Efter detta kan utvecklingssamtalets egentliga innehåll avhandlas, där man kan bli mer och mer personlig och detaljerad; se texten nedan. Avslutningen av samtalet bör även den mer ytlig och trevlig.

Börja med positiva aspekter. Fokusera genomgående på både positiva och negativa aspekter. Försök att alltid sätta dig in i den anställdes situation, och visa hänsyn och respekt.

Konkret bakgrund. Ge en konkret utgångspunkt till utvecklingssamtalet. Beskriv tydligt dina observationer av den anställdes arbete; ge tydliga och konkreta exempel.

Löpande dialog. Säkerställ att ni är överens om sakförhållanden. Se till att den anställde kontinuerligt medverkar i samtalet. För att komma framåt i att ändra beteenden och förbättra arbetsinsatser, så krävs att båda parter är överens om hur den anställdes arbetsinsats ska beskrivas.

Fokusera på beteenden. Fokusera på den anställdes beteenden, och inte på personliga egenskaper. Exempel: Om den anställde ofta kommer för sent, prata då om just detta, med konkreta exempel. Fokusera inte på egenskaper som exempelvis att personen är oansvarig eller lat. Glöm inte att även ge positiva exempel.

Positiva avsikter. Var noga med att tydligt uttrycka att avsikten med utvecklingssamtalet är att det ska leda till positiva konsekvenser, dels för organisationen, men även för den anställde.

Konkreta konsekvenser av den anställdes arbete. Beskriv tydligt, och med flera representativa exempel, hur den anställdes arbete har påverkan och betydelse för organisationen. Fokusera båda på positiva och negativa aspekter. Försök att alltid sätta dig in i den anställdes situation, och visa hänsyn och respekt.

Konkreta förslag på förbättring. Utvecklingssamtalet bör i en positiv anda handla om hur den anställde kan förbättra sin prestation framåt. Var konkret, och fokusera på möjligheter. Visa att du tror att den anställde kan förbättra sin arbetsinsats.

Sammanfatta tillsammans. Avsluta mötets egentliga innehåll genom att sammanfatta vad ni pratat om, och vad ni ska göra framåt i tiden.

Dokumentation och uppföljning. Dokumentera vad som framkommit under mötet, och vad ni kommit överens om. Följ upp detta vid kommande utvecklingssamtal.

Hur lång tid bör ett utvecklingssamtal ta?

Hur lång tid ett utvecklingssamtal ska ta är såklart individuellt. Det är vanligt att boka in 1 timme för ett utvecklingssamtal, men även 30 minuter kan vara rimligt.

Bör man prata om lön på utvecklingssamtal?

Ibland är upplägget att ett företag har ett utvecklingssamtal samt ett separat lönesamtal, och i detta fall är det rimligt att inte fokusera på lön under utvecklingssamtalet. Om inget separat lönesamtal hålls, är det rimligt att diskutera lön under utvecklingssamtalet.

Mallen för utvecklingssamtal laddas ned under bilden nedan

Länk utvecklingssamtalsmall (Word)

Länk utvecklingssamtalsmall (PDF)