⌂ Hem | ✉ Kontakt | ≡ Sidkarta | © 2011-2024

Fakturamall

Starta Eget Info Logotyp-bild

Vi tillhandahåller en gratis fakturamall i Word, Excel och PDF. Mallen laddas ned med ett klick utan krav på registrering på hemsidan.

  • Längre ned i artikeln går vi igenom vilka regler som gäller för att skriva fakturor.
  • Även en instruktion för hur man fyller i fakturamallen finns i artikeln.
  • Artikeln ger även svar på de vanligaste frågorna som uppstår vid fakturering.

Vad är en faktura? Lagen gäller

En faktura är en specifik form av betalningskrav som ska vara utformat på ett särskilt sätt. När två parter kommer överens om att betalning ska ske mot faktura innebär detta att betalningskravet ska vara utformat på just detta sätt. Vilka uppgifter en faktura ska innehålla är reglerat i lag; läs mer i artikeln nedan.

Se även vår: jämförelse av faktureringsprogram (inkl. gratis-program).

Här finns en gratis fakturamall i Word, Excel och PDF

Eftersom fakturamallen finns i Excel- och Word-format så är den enkel att justera för att passa olika företags behov.

Gratis Fakturamall

Länk till fakturamall i Excel

Länk till fakturamall i Word

Länk till fakturamall i PDF

Ambitionen är att innehållet på StartaEgetInfo.se ska vara korrekt; men mallar och information är gratis och används helt på användarens eget ansvar, och ska användas bara om tillräcklig kompetens innehas av användaren. Läs mer på länken ”Cookies och disclaimer” (längst ned).

Så här fyller du i fakturamallen

Fakturor utgör underlag för bokföring. Därför är det reglerat i lag vilken information fakturor ska innehålla. Det är Mervärdesskattelagen som reglerar innehållet i en faktura. Nedan beskrivs vad en faktura måste innehålla och hur man fyller i motsvarande information i fakturamallen:

  • Fakturadatum. Detta är helt enkelt det datum en fakturan skickas.
  • Fakturans nummer. Varje faktura ska ha ett unikt nummer. Dessa nummer ska anges i ordningsföljd baserat på fakturadatum. Exempelvis så kan fakturor numreras enligt 2023-1, 2023-2, 2023-3, där 2023 indikerar fakturadatumets år och 2023-1 helt enkelt är den första fakturan under 2023, osv.
  • Säljarens och köparens namn och adress. Fullständiga namn och adresser ska anges.
  • Datum för leverans. Detta är datumet (eller perioden) när en tjänst slutförts eller när en vara levererats.
  • Förfallodatum. Detta är det datum då fakturan ska betalas. Vanligt är att ge kunder antingen 10 eller 30 dagar på sig att betala (detta motsvarar vad som kallas betalningsvillkor). Även annan tidsfrist är möjlig men det är lämpligt att hålla sig till respektive branschstandard.
  • Dröjsmålsränta. Om en kund inte betalat per förfallodatumet så kan säljaren ha rätt att ta ut en avgift beräknad på en så kallad dröjsmålsränta som anges på fakturan. Vanligt är att dröjsmålsräntan motsvarar Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter (vilket är förifyllt i fakturamallen).
  • Information om de varor eller tjänster som fakturan gäller. Beskriv tydligt vad fakturan gäller. Ange vad som köpts inkl. antal. Om det exempelvis gäller arbetstimmar så ange antal och pris per timme. Priser anges exkl. moms.
  • Momssats, fakturans belopp exkl. moms, moms och fakturans belopp inkl. moms. Den momssats som gäller för varorna/tjänsterna ska anges: läs mer om moms här. Även fakturans belopp exkl. moms (dvs beloppet innan moms läggs till), moms (dvs det belopp som momsen motsvarar), samt fakturans belopp inkl. moms (dvs fakturans belopp exkl. moms + moms), ska finnas.
  • Säljarens momsregistreringsnummer samt eventuell F-skatt. Läs mer om momsregistreringsnummer här, och om F-Skatt här.
  • I det fall företaget som skickar fakturan är ett aktiebolag krävs även att det anges: (i) i vilken kommun det säljande bolaget har sitt säte, (ii) det säljande bolagets organisationsnummer, och (iii) det säljande bolagets företagsnamn.

För mer information se: Fakturans innehåll (Skatteverket.se).

Fakturaavgift

En fakturaavgift kan läggas till en faktura, men endast i det fall som detta avtalats om som en del i köpevillkoren. Vanligtvis får fakturaavgiften samma momssats som varorna/tjänsterna i fakturan.

När ska fakturan skickas? Preskriptionstid?

Huvudregeln är att en faktura ska utfärdas i linje med vad som är praxis i den relevanta branschen. Om en faktura skickas alltför sent så kan den preskriberas. Huvudregeln som gäller här är att preskriptionstiden är tio år, förutom i det fall köparen räknas som konsument, då det i detta fall är tre år som gäller.

Påminnelse och påminnelseavgift

I det fall en kund inte betalar innan eller på förfallodagen, så kan en påminnelse skickas till kunden. En mindre påminnelseavgift får tas ut (60 SEK är beloppet enligt uppgifter ifrån år 2024), men detta ska då ha angetts på fakturan (eller eventuellt i annat avtal eller på offert). Ytterligare avgifter får tas ut om fakturan går till inkasso. För mer information se: Betalningspåminnelse och dröjsmålsränta (Verksamt.se).

Vad är E-faktura?

En e-faktura är en särskild typ av faktura som skickas digitalt, och detta ska inte förväxlas med att skicka en vanlig faktura per e-post. Enklast är att höra med din bank eller din leverantör av bokföringsprogram för att ta reda på hur du enklast skickar e-faktura.

Fakturera offentlig sektor?

Fakturor som skickas till offentlig sektor i Sverige ska enligt lag skickas som e-fakturor.

Förenklad faktura

Under vissa förutsättningar kan en så kallad förenklad faktura användas; för att detta ska vara aktuell måste fakturans belopp understiga 4 000 SEK (inkl. moms), eller så ska det gälla att det är praxis inom branschen, eller tekniskt svårt att utfärda faktura enligt de vanliga reglerna, eller så ska fakturan motsvara en kreditnota.

För detaljer och mer information gällande förenklade fakturor se: Förenklad faktura (Skatteverket.se)

Mottagaren av en faktura ska bl.a. kontrollera F-skatt

Som mottagare av en faktura behöver man se till att fakturan blir betald i tid och bokföra den direkt.

Man bör även i de flesta fall kontrollera att det står på fakturan att dess utställare innehar F-skatt; läs mer om varför detta är viktigt i vår artikel om F-skatt.

Vanliga frågor

Hur ska en faktura se ut?

En faktura kan se ut hur som helst så länge de uppgifter som krävs (se artikeln ovan) framgår tydligt.

Kan man göra en egen faktura? Får man fakturera i Excel?

Ja det finns inga hinder för att göra en egen faktura, eller använda fakturamallar i exempelvis Word eller Excel, så länge fakturan innehåller de uppgifter som krävs.

Måste momsen stå på fakturan?

Ja, momsen ska i förekommande fall framgå på fakturan (se fakturamallarna ovan).

Kan man fakturera utan företag, som privatperson?

En privatperson utan företag kan inte själv fakturera. Antingen så får man starta ett företag, eller så kan man använda sig av tjänster för så kallad egenanställning.

Måste F-skatt innehas för att skicka fakturor?

Nej det är inget krav, men in de flesta fall är det lämpligt att F-skatt innehas (läs mer om detta i vår artikel om F-skatt), vilket är anledningen till att det står förifyllt i fakturamallarna ovan.

Vad är en kontantfaktura?

En kontantfaktura motsvarar ett kvitto, och upprättas alltså vid försäljning kontant. Det som skiljer en vanlig faktura (se våra fakturamallar ovan) är främst att de betalas kontant i samband med att de skapas. Det är alltså enkelt att justera fakturamallarna ovan för att passa som mallar för kontantfaktura.

Kan man skicka fakturor med e-post?

Ja, man kan skicka fakturor via e-post. Ett vanligt sätt att skicka fakturor är att bifoga dem som PDF-filer.