⌂ Hem | ✉ Kontakt | ≡ Sidkarta | © 2011-2025
Fakturamall
En faktura är en särskild sorts betalningskrav som skickas till en köpare ifrån en säljare i samband med avtal om köp. Vilka uppgifter en faktura ska innehålla är reglerat i lag.
Artikelns innehåll
- Lagkrav och manual för att använda fakturamallen
- Påminnelse och påminnelseavgift
- Vad är E-faktura?
- Vanliga frågor
- Gratis fakturamall i Word-, Excel- och PDF-format
Läs även vår jämförelse av faktureringsprogram.
Lagkrav och manual för att använda fakturamallen
Fakturor utgör underlag för bokföring. Därför är det reglerat i lag vilken information fakturor ska innehålla. Det är Mervärdesskattelagen som reglerar innehållet i en faktura. Nedan beskrivs vad en faktura måste innehålla och hur man fyller i motsvarande information i fakturamallen:
Fakturadatum. Detta är det datum en faktura skickas.
Fakturanummer. Varje faktura ska ha ett unikt nummer. Dessa nummer ska anges i ordningsföljd baserat på fakturadatum. Exempelvis så kan fakturor numreras enligt 2025-1, 2025-2, 2025-3, där 2025 indikerar fakturadatumets år och exempelvis 2025-1 helt enkelt är den första fakturan som skapas under 2025.
Säljarens och köparens namn och adress. Fullständiga namn och adresser ska anges.
Datum för leverans. Detta är datumet, eller perioden, när en tjänst slutförts eller en vara levererats.
Förfallodatum. Detta är det datum då fakturan senast ska betalas. Vanligt är att ange en tidsfrist om antingen 10 eller 30 dagar, räknat ifrån fakturadatumet. Detta motsvarar vad som kallas betalningsvillkor. Även annan tidsfrist är möjlig, men det är lämpligt att hålla sig till respektive branschstandard.
Dröjsmålsränta. Om en kund inte betalat per förfallodatumet så kan säljaren ha rätt att ta ut en avgift beräknad på en så kallad dröjsmålsränta som anges på fakturan. Vanligt är att dröjsmålsräntan motsvarar Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter, vilket är förifyllt i fakturamallen.
Information om de varor eller tjänster som fakturan gäller. Beskriv tydligt vad fakturan gäller. Ange vad som köpts, inklusive antal. Om det exempelvis gäller arbetstimmar så bör antal timmar samt pris per timme anges. Priser anges exklusive moms.
Momssats, fakturans belopp exklusive moms, moms och fakturans belopp inklusive moms. Den momssats som gäller för varorna eller tjänsterna ska anges. Även fakturans belopp exklusive moms (det vill säga beloppet innan moms läggs till), moms (det vill säga det belopp som momsen motsvarar), samt fakturans belopp inklusive moms (det vill säga fakturans belopp exklusive moms + moms), ska finnas. Läs mer om moms här.
Säljarens momsregistreringsnummer. Säljarens momsregistreringsnummer ska i normalfallet anges. Läs mer om momsregistreringsnummer här.
Säljarens F-skatt. I normalfallet innehar säljaren F-skatt och detta anges då på fakturan. Läs mer om F-skatt här.
I det fall företaget som skickar fakturan är ett aktiebolag krävs även att det anges: (i) i vilken kommun det säljande bolaget har sitt säte, (ii) det säljande bolagets organisationsnummer, och (iii) det säljande bolagets företagsnamn.
För mer information se: Fakturans innehåll (Skatteverket.se).
Fakturaavgift
En fakturaavgift kan läggas till en faktura, men endast i det fall som detta avtalats om som en del i köpevillkoren. Vanligtvis får fakturaavgiften samma momssats som varorna eller tjänsterna som fakturan gäller.
Påminnelse och påminnelseavgift
I det fall en kund inte betalar innan eller på förfallodagen, så kan en påminnelse skickas till kunden. En mindre påminnelseavgift får tas ut (60 SEK är beloppet enligt uppgifter ifrån år 2025), men detta ska då ha angetts på fakturan, eller i annat avtal.
Ytterligare avgifter får tas ut om fakturan går till inkasso. För mer information se: Betalningspåminnelse och dröjsmålsränta (Verksamt.se).
Vad är E-faktura?
En E-faktura är en särskild typ av faktura som skickas digitalt. Detta ska inte förväxlas med att skicka en vanlig faktura per e-post. Det är vanligt att banker och även bokföringsprogram erbjuder tjänster för skicka E-fakturor.
Fakturor som skickas till offentlig sektor i Sverige ska enligt lag skickas som E-fakturor.
Vanliga frågor
Hur ska en faktura se ut?
En faktura kan se ut hur som helst så länge de uppgifter som krävs (se artikeln ovan) framgår tydligt.
Kan man göra en egen faktura? Får man fakturera i Excel?
Ja, det finns inga hinder för att göra en egen faktura, eller använda fakturamallar i exempelvis Word eller Excel, så länge fakturan innehåller de uppgifter som krävs.
Måste momsen stå på fakturan?
Ja, momsen ska i förekommande fall framgå på fakturan. Läs mer ovan i artikeln.
Kan man fakturera utan företag, som privatperson?
En privatperson utan företag kan inte själv fakturera. Antingen så får man starta ett företag, eller så kan man använda sig av tjänster för så kallad egenanställning.
När ska fakturan skickas? Preskriptionstid?
Huvudregeln är att en faktura ska utfärdas och skickas i linje med vad som är praxis i den relevanta branschen. Om en faktura skickas alltför sent så kan den preskriberas. Huvudregeln är att preskriptionstiden är tio år, förutom i det fall köparen räknas som konsument, då det i detta fall är tre år som gäller.
Måste F-skatt innehas för att skicka fakturor?
Nej det är inget krav, men in de flesta fall är det lämpligt att F-skatt innehas, vilket är anledningen till att det står förifyllt i våra fakturamallar. Läs mer om detta i vår artikel om F-skatt.
Vad är en kontantfaktura?
En kontantfaktura upprättas vid kontant försäljning och motsvarar ett kvitto. Det som skiljer en kontantfaktura och en vanlig faktura åt är alltså att kontantfakturor betalas kontant i samband med att de skapas. Det är därför enkelt att justera fakturamallarna nedan för att passa som mallar för kontantfaktura.
Kan man skicka fakturor med e-post?
Ja, man kan skicka fakturor med e-post. Ett vanligt sätt att skicka fakturor är att bifoga dem som PDF-filer i e-post.
Vad är en förenklad faktura?
Under vissa förutsättningar kan en så kallad förenklad faktura användas. För att detta ska vara aktuellt så måste fakturans belopp understiga 4 000 SEK (inklusive moms), eller så det vara praxis inom branschen, eller så ska det vara tekniskt svårt att utfärda en faktura enligt de vanliga reglerna, eller så ska fakturan motsvara en kreditnota.
För detaljer och mer information gällande förenklade fakturor se: Förenklad faktura (Skatteverket.se)
Gratis fakturamall i Word-, Excel- och PDF-format
Fakturamallen laddas ned via länkarna under bilden nedan. Eftersom fakturamallen finns i Excel- och Word-format så är den enkel att justera för att passa olika företags behov.
Ambitionen är att innehållet på StartaEgetInfo.se ska vara korrekt; men mallar och information är gratis och används helt på användarens eget ansvar, och ska användas bara om tillräcklig kompetens innehas av användaren. Läs mer på länken ”Cookies, disclaimer & integritet” (längst ned).