⌂ Hem | ✉ Kontakt | ≡ Sidkarta | © 2011-2024

Verifikation och affärshändelse

Starta Eget Info Logotyp-bild

När en affärshändelse registreras i den löpande bokföringen så måste det finnas ett bevis för att denna skett. Detta bevis kallas verifikation.

Den här artikeln handlar om begreppen affärshändelse och verifikation, och tar några minuter att läsa.

Vad är en affärshändelse?

En affärshändelse är ett bokföringsbegrepp. Det motsvarar en händelse inom ett företag som har effekter på den aktuella ekonomiska ställningen eller företagets resultat.

Det kan exempelvis vara fråga om händelser som gör att företagets skulder ökar (exempelvis upptagande av lån) eller en försäljning.

Artikeln nedan förtydligar begreppet affärshändelse och ger bra exempel.

Exempel på affärshändelser

Följande är exempel på vanliga typer av affärshändelser.

  • När företaget skickar en faktura.
  • När en av företagets fakturor betalas.
  • När en faktura erhålls.
  • Överföring mellan två av företagets egna bankkonton.
  • Överföring till företagets skattekonto.

Förtydligande av begreppet affärshändelse

En affärshändelse kan både vara registrerad och uppskattad.

Vid en registrerad affärshändelse vet man vilket belopp som ska bokföras i redovisningen.

En uppskattad affärshändelse är precis som det låter, en uppskattning. Ett bra exempel på en uppskattad affärshändelse är avskrivningar som ju så att säga inte motsvarar ett exakt belopp i verkligheten.

I bokföringslagen (BFL) framgår att affärshändelser inom företaget ska bokföras. Betydelsen av att ha koll på olika affärshändelser är nödvändig, oberoende av storlek och form på det bolag man bedriver.

Vilka affärshändelser ska bokföras?

Alla affärshändelser ska bokföras. Det ingår helt enkelt i definitionen av affärshändelse att den ska bokföras. Det vill säga om en händelse inte ska bokföras, så räknas den inte som en affärshändelse.

Exempel på något som inte ska bokföras: Ett företag får en indikation på att en kund vill göra en stor order, men detaljerna gällande detta är inte säkerställda och det är inte helt säkerställt att det kommer att bli något med ordern. Detta ska inte bokföras, och motsvarar inte en affärshändelse.

Vad är en verifikation?

Alla verifikationer ska ha ett unikt nummer: ett verifikationsnummer. I verifikationen ska det finnas information om:

  • När verifikationen tagits fram.
  • När affärshändelsen ägt rum.
  • Den affärshändelse som verifikationen gäller, inklusive de aktuella beloppen.
  • Motparten (om tillämpligt) i affärshändelsen.
  • Verifikationens nummer.
  • De dokument som ligger till grund för affärshändelsen (exempel ges nedan).
  • Övriga uppgifter som eventuellt behövs för att information om affärshändelsen tydligt ska framgå.

Exempel på dokument/underlag som olika typer av verifikationer ska innehålla

En verifikation ska alltså bland annat innehålla dokumentation som styrker information om affärshändelsen. Här ger vi exempel på sådan dokumentation:

Exempel 1: verifikation när en faktura betalats och kontantmetoden (läs mer om den medan) används. I detta fall kan verifikationen innehålla:

  • Själva fakturan.
  • Ett bankkontoutdrag som styrker betalningen.

Exempel 2: överföring mellan eget bankkonto och eget skattekonto. I detta fall kan verifikationen innehålla:

  • Kvitto för överföringen.
  • Kontoutdrag för bankkontot.
  • Kontoutdrag för skattekontot.

När ska verifikationer bokföras? Kontantmetoden vs Faktureringsmetoden

Det finns två olika metoder för hur en faktura ska bokföras; dessa är kontantmetoden och faktureringsmetoden:

Kontantmetoden innebär att en faktura bokförs endast en gång, nämligen i samband med att den betalas. Kontantmetoden kallas även bokslutsmetoden och får användas av företag med en omsättning mindre än 3 miljoner.

Faktureringsmetoden innebär att man dels bokför fakturan när den inkommer till företaget (man bokför den då som en kostnad och en uppkommen leverantörsskuld), och dels när den betalas (vilket motsvararar en minskning av likvida medel och leverantörsskuld). Faktureringsmetoden kallas även fakturametoden.

Ytterligare information om hur ofta man generellt sett ska bokföra finns i vår artikel om: Bokföringsprogram - Hur ofta måste man bokföra? Vanliga frågor (Startaegetinfo.se).

Hur skapar man en verifikation?

Vanligtvis skapas en verifikation i samband med att man bokför motsvarande affärshändelse i sitt bokföringsprogram.

Ett typiskt exempel på en verifikation är den verifikation som ska upprättas när man betalar en faktura. Verifikationen ska då innehålla själva fakturan, ett bevis för att den betalats (vanligtvis bankkontoutdrag), samt kompletterande information om när fakturan först bokförts (vilket ska ha gjorts i samband med att den inkommit till företaget).

Man måste arkivera verifikationer

Det finns särskilda bestämmelser för på vilket sätt, i vilket format och hur länge verifikationer ska sparas. Bland annat kan man förenklat säga att:

  • Verifikationer ska sparas lätt åtkomligt och välordnat.
  • Verifikationer ska sparas säkert, i det format de skapades, och i Sverige.
  • Verifikationer ska sparas i minst sju år från och med slutet på det räkenskapsår de gäller.

Måste verifikationer arkiveras i pappersformat? När går digitala verifikationer bra?

Grundtanken är att verifikationer ska sparas i sin ursprungliga form. Exempelvis så ska verifikationer som motsvarar fakturor som kommit till ett företag i digital form, sparas digitalt, medan de som kommit i pappersform ska sparas i pappersform.

Flera affärshändelser i en och samma verifikation

När får gemensam verifikation för flera affärshändelser användas?

Under vissa förutsättningar kan samma verifikationer användas för flera affärshändelser. Detta gäller bland under vissa förutsättningar om företaget har ett stort antal kontanta försäljningar (då kan en gemensam verifikation per dag användas), eller om ett stort antal liknande affärshändelser genereras automatiskt.

Reglerna för gemensamma verifikationer är ganska omfattande; läs mer på Skatteverket.se (Om Gemensam verifikation).

Hur rättar man en verifikation som är felaktig? Hur bokför man en verifikation utan kvitto?

För att rätta en felaktigt bokförd verifikation så kan en så kallad bokföringsorder användas. En rättad verifikation ska innehålla uppgifter om vem som rättat den, och när detta gjordes. Det ska tydligt framgå i den rättade verifikationen hur den tidigare felaktiga verifikationen såg ut.

Man kan bokföra utan kvitto. Om du tappat bort ett kvitto ska du dock som huvudregel be om ett nytt kvitto där du köpt varan eller tjänsten. Om detta inte är möjligt kan en bokföringsorder används även för att skapa en verifikation. Notera dock att detta inte är helt accepterat ifrån ett legalt perspektiv och att man så långt som möjligt bör undvika att bokföra inköp utan kvitton. Typiskt sätt får moms inte dras av utan kvitto.

Se vår mall för bokföringsorder.

Hänvisningsverifikationer

I vissa fall får en verifikation hänvisa till andra dokument. Detta gäller exempelvis i vissa situationer då betalningar gjorts gällande skulder (varvid hänvisning till en ursprunglig verifikation innehållandes skuldebrevet eller liknande kan göras). Det kan även i vissa fall vara acceptabelt att hänvisa till andra verifikationer exempelvis i vissa fall då olika verifikationer har samma underlag.

När en verifikation innehåller en hänvisning till andra dokument ska det tydligt framgå var de dokument som hänvisas till finns.

Bokföringslagen gäller

Den lag som främst reglerar verifikationer och affärshändelser är Bokföringslag (1999:1078); se särskilt Kapitel 5 "Löpande bokföring och verifikationer".

Bokföringsprogram & anlita proffs

Generellt sett rekommenderas att man har ett bokföringsprogram när man gör sin bokföring. Det är även viktigt att man har tillräcklig information om hur man på ett korrekt sätt gör bokföring och även sin, i förekommande fall årsredovisning (se Mall årsredovisning).

I många fall kan det vara en bra idé att som företagare lägga sin tid på den rörelse man driver och att anlita andra företag för att sköta bokföring och liknande. I många fall kan det vara en bra att använda sig av en bokföringsbyrå och även en revisor.

Ytterligare information hos Skatteverket

Ytterligare information om verifikationer och affärshändelser finns hos Skatteverket.se (Om Verifikationer).

Ambitionen är att innehållet på StartaEgetInfo.se ska vara korrekt; men mallar och information är gratis och används helt på användarens eget ansvar, och ska användas bara om tillräcklig kompetens innehas av användaren. Läs mer på länken ” Cookies och disclaimer” (längst ned).